Efter ett projekt avslutats och en viss tid har gått börjar det bli dags att följa upp och utvärdera projektets resultat.
Steg 7: Följ upp och utvärdera
När ett projekt är färdigt och en viss tid passerat börjar det bli dags för att följa upp och utvärdera projektets resultat. Hur lång tid som går mellan avslut och uppföljning bestäms i projektplanen och baseras på den typ av projekt eller insats som genomförts. Syftet med en utförlig uppföljning och utvärdering är att se till så projektet fått den effekt man strävat efter. Att följa upp och utvärdera ger även insikter och lärdomar bortom ett enkelt svar på frågan om projektet nådde sitt mål eller ej. En väl genomförd uppföljning gör det möjligt att se vilka delar av projektet som fungerade bra, vilka som fungerade sämre, vad som bidrog till att man nådde sina mål och varför. En utvärdering kan också fungera som ett sätt att hämta lärdomar ur ett projekt som kanske inte nådde sina mål fullt ut, då är det lönsamt att gå tillbaka och se varför och lära hur vi kan undvika detta i framtida projekt.
Varför utvärdera?
Gömda framgångsfaktorer
En fördel med att utvärdera är att man kan identifiera gömda framgångsfaktorer. Exempelvis så kan ett projekt ha genomförts och nått sina mål, vilket självklart är mycket positivt, men det betyder inte att projektet lyckades på grund av de aktiviteter och insatser som man kanske först tror. Det kan vara så att det under projektets gång kom förslag på nya insatser och åtgärder som inte fanns med från början i planeringen och därför kanske också missades i resultatsammanställningen. En medverkande forskare kan hjälpa till med en noggrann analys som ger en tydlig bild av projektets händelseförlopp och vilka faktorer som faktiskt bidrog till projektets framgång.
Ett misslyckande är inte ett misslyckande
Att ha med en forskare som gör en utförlig utvärdering av att forsknings- och utvecklingsprojekt gör att man kan hämta insikter och lärdomar även ur de projekt som kanske inte riktigt blev som man tänkt.
Skulle det vara så att ett projekt inte nått sina mål och upplevts av medverkande som ”misslyckat”, finns det ändå stora mängder data och material som kan analyseras för att förstå varför projektet gick som det gick. Det ger möjligheter för att ta vidare dessa lärdomar och bidra till att framtida projekt fungerar bättre.
Skillnaden på forskning och utvärdering
Det kan vara lätt att förväxla forskning och utvärdering och tro att man vill ha det ena när man egentligen efterfrågar det andra. Utvärderingar skiljer sig från forskning främst genom att en utvärdering är något man gör efter att ett projekt avslutats medan forskning är en pågående process under hela projektet. En utvärdering kan även utföras av personer utanför akademin medan forskning bedrivs av forskare. Utvärderingar ska också i större utsträckning än forskning upphandlas eftersom resultaten från en utvärdering oftast enbart tillkommer den verksamhet eller projekt som utvärderas.
Vad som egentligen menas med utvärdering kan variera i olika sammanhang men det brukar oftast innebära att man gör en systematisk undersökning av en aktivitets värde och betydelse, att man helt enkelt utvärderar projektets aktiviteter och ser vad de fick för resultat.
Det är inte ovanligt att man likställer utvärdering med uppföljning, men det finns en tydlig skillnad mellan dessa två. En uppföljning syftar till att redovisa vad som gjorts genom att beskriva ett projekts prestationer, kostnader och andra aspekter och ger en värderingsfri bild av projektet; medan en utvärdering syftar till att just värdera det man gjort och sätta det i relation till projektets syfte och mål.
Olika sätt att utvärdera
Man kan genomföra utvärderingar på olika sätt, generellt sätt brukar man kategorisera dom i 4 olika utvärderingsmodeller. Vilken typ av utvärdering som är lämplig för det projekt man genomfört visar sig ofta redan i planeringsstadiet av projektet, det kan också diskuteras fram i samråd med den som kommer att utföra utvärderingen. De fyra typerna kan delas in i:
- Resultatinriktade modeller: mäter resultat och kostnadseffektivitet
- Komparativa modeller: fokuserar på jämförelser, exempelvis gällande före och efter ett projekt
- Teoribaserade modeller: försöker förstå och ge svar på hur och varför en åtgärd uppnår sina mål
- Aktörsfokuserade modeller: studerar åtgärders effekter utifrån olika aktörers perspektiv
Är du eller din verksamhet intresserade av att veta mer om utvärdering och forskning är du välkommen att kontakta oss på FoU Helsingborg.